Visma Dokumentsenter

Vår løsning for skanning, elektronisk flyt og attestering vil spare dere for mye arbeid

Dokumentsenter

Visma Dokumentsenter utvider bedriftens forretningsløsning med et effektivt og moderne verktøy for sikker elektronisk bilaghåndtering. Bilag skannes direkte inn i et elektronisk arkiv.

Etter inn-skanning påføres bilagsinnformasjon og dokumentet sendes på flyt til ønskede mottakere. Informasjon om prosjekt og andre kostnadsbærere kan påføres av attestant før godkjenning. Resultatet er langt mer effektive rutiner for dokumentadministrasjon, attestering, arkivering og gjenfinning av bilag. Dette gir full kontroll i et oversiktlig arbeidsmiljø.

Elektronisk håndtering av fakturaer

  • Regnskapsavdelingen mottar en ordinær faktura sendt pr. post.
  • Fakturaen skannes inn og påføres regnskapsinformasjon som for eksempel: beløp, konto, avdeling og prosjekt. Dersom bedriften benytter tilleggsmodulen ”Fakturatolk” vil regnskapsinformasjonen påføres automatisk.
  • Fakturaen sendes på dokumentflyt til aktuelle attestanter for behandling, attestasjon og endelig godkjenning.
  • Etter endelig godkjenning av fakturaen sendes denne videre på flyt til regnskapsavdelingen som foretar betaling.
  • Fakturaen ligger nå arkivert elektronisk og man kan ved enkle tastetrykk hente den frem på skjerm når man måtte ønske.


Integrasjon med økonomisystemet
Visma Dokumentsenter er en egen modul i Visma Business og Visma Global. Disse økonomisystemene kan leveres med Visma Dokumentsenter ferdig installert. Ved oppgradering av økonomisystemet får du også oppgradering av Visma Dokumentsenter. Med Visma Dokumentsenter integrert i økonomisystemet får bedriften en samlet forretningsløsning, og kan automatisere manuelle rutiner. Medarbeidere som til daglig ikke er brukere av økonomisystemet, kan likevel få tilgang til Visma Dokumentsenter og har derved mulighet til å gjøre oppslag og attestasjon.

OCR-tolk: Automatisk innlesing av fakturaer i Visma Dokumentsenter
Alle fakturaer inneholder informasjon om kundedata, fakturadato, forfallsdato og beløp. Med Fakturatolken, eller OCR-tolken, i Visma Dokumentsenter trekkes derimot fakturainformasjonen ut og går automatisk inn som konteringsdata i bunten.Ved forhåndsregistrerte behandlingsregler på leverandøren, vil systemet gjenkjenne den aktuelle leverandøren og vite hvordan informasjonen skal registreres. Fakturatolken kontrollerer at fakturafeltene er korrekt identifisert ved at både KID og beløp stemmer med kontrollsifferet. Systemet melder fra ved avvik, slik at regnskapsmedarbeideren har mulighet til å utføre en manuell kontroll av faktura og kontering.

Mer informasjon?

Vi leverer et stort tilbud av produkter og tjenester som alle bidrar til å gjøre virksomhetsprosesser mer effektive